Dieses Projekt ist ein schönes Beispiel dafür, wie Dokumente nachträglich mit QRCode versehen und anschliessend automatisch von einem weiteren System weiter verarbeitet werden können. Beim Kunden bestand folgende Situation:
- Die DATEV Lohn und Gehalt Software ezeugt Lohnabrechnungen als PDFs.
- Es existiert ein Dokumenten Management System (DMS) das QRCodes aus PDFs auslesen und mit der darin kodierten Information die Dokumente dem entsprechenden Vorgang im Archiv zurodnen kann.
- Das DMS kann Dokumente per Mail empfangen und automatisch verarbeiten.
- In DATEV können zwar benutzerdefinierte Formularnapassungen vorgenommen werden, jedoch kann DATEV keine QRCodes auf die Abrechnungen drucken.
DATEV Dokumente mit QRCode versehen
Das fehlende Glied in der voll automatischen PDF-Verarbeitung wurde über ein Python Skript gelöst:
- DATEV shreibt alle Lohnabrechnungen als einzelne, verschlüsselte PDFs in Ordner ‘IN’.
- Das Skript liest die PDFs und entfernt zuerst die Verschlüsselung,
- Danach wird der darin enthaltenen Text extrahiert und der entsprechende QRCode erzeugt. Kodiert werden darin Name, Vorname und Personal ID.
- Der so erzeugte QRCode wird programmtechnisch als Layer über das Layout der DATEV-Lohnabrechnung gelegt und das PDF als neues Dokument in Ordner ‘OUT’ geschrieben.
- Eine Kopie des so modifizierten PDFs wird als Mail an das DMS-System zur Weiterverarbeitung gesendet.
Das DMS erkennt den im PDF enthaltenen QRCode und macht seine Arbeit. Teures, manuelles Zuordnen der DATEV-Dokumente im DMS entfällt. Das Archvieren der Lohnabrechnungen wurde auf einen einzigen Knopfdruck reduziert.
Das gleiche System lässt sich auf alle Vorgänge, die auf PDFs basieren anwenden.
