In diesem Projekt steht der Wechsel von der Lexware Financial Office Faktura nach EasyBill im Mittelpunkt, sprich die Übernahme sensibler Kundendaten und der Artikelstammdaten von Lexware nach EasyBill.

EasyBill schnell erklärt

EasyBill ist eine Online-Faktura, die auf der Verarbeitung von Rechnungsposten basiert. In Kurzform: EasyBill konsumiert klaglos Bestelldaten aus Plattformen wie Amazon oder diversen Onlineshops und generiert daraus voll automatisch Rechnungen und Versandpapiere. Eine permanente Synchronisation der Artikelstammdaten zwischen den verschiedenen Systemen und EasyBill ist nicht notwendig.

Wechsel von Lexware nach EasyBill: Import von über 120.000 Kundendaten und ca. 500 Artikeldaten

Folgende Daten wurden von Lexware nach EasyBill migriert:

  • Der Kundenstamm von insgesamt 3 Mandanten, inklusive aller Zahlungskonditionen, Notizen, Freifeldern und SEPA-Daten
  • Der Artikelstamm mit 3 verschiedenen Preisgruppen, inklusive Gewichtsangaben

Um ein Höchstmass an Flexibilität beim Import zu erreichen sowie eine solide Basis für eine spätere Shop-Anbindung und Portoberechnung zu schaffen, wurde zuerst ein EasyBill API Client mit folgenden Eigenschaften in Python geschrieben:

  • Anlegen, updaten, löschen und abfragen von Kundendaten
  • Anlegen, updaten, löschen abfragen von Artikeldaten
  • Anlegen, updaten und abfragen von Rechnungen und Lieferscheinen
  • Markieren von Rechnungen als “bezahlt”
  • Alle API-Requests sind thread-safe

So war es über die EasyBill API z.B. möglich, die bestehenden Kundenummern aus Lexware beizubehalten, sowie die Inhalte der Freifelder, die unterschiedlichen Versandarten und Gewichtsangaben der Produkte in EasyBill entsprechend zuzuordnen.

Da EasyBill zuvor schon Bestellungen aus Amazon verarbeitet hat, waren schon einige Tausend Bestandskunden im System automatisch angelegt.  Hier war die Herausforderung entsprechende Dubletten zu erkennen und Kollisionen mit Kundennummern aus Lexware zu vermeiden.

Lexware: SEPA-Daten exportieren

Die Kundenstammdaten und Artikelstammdaten wurden als CSV-Dateien aus Lexware exportiert und direkt an den EasyBill API Client zum Import übergeben. Es gab jedoch eine Ausnahme: Lexware bietet keine Möglichkeit die SEPA-Daten über den normalen Weg des Export-Assistenten zu exportieren.

Das Problem wurde wie folgt gelöst: Über einen ODBC-Client wurden die SEPA Daten per SQL-Abfrage direkt aus der Lexware Datenbank ausgelesen und als CSV-Dateien exportiert.

Damit stand dem erfolgreichen Wechsel von Lexware nach Easybill nichts mehr im Weg. Der Kunde nutzt heute nur noch Lexware als leistungsfähige Buchhaltungssoftware.