Woo2LXO: WooCommerce Bestellungen in Lexware Office Cloud importieren

Wenn Du einen WooCommerce Shop betreibst und Deine Buchhaltung in Lexware Office machst, kennst Du das Spiel: Bestellung im Shop, Rechnung in Lexware Office, Kunde anlegen, Positionen abtippen, Steuerfall prüfen.

Genau diese Lücke schließt Woo2LXO. In diesem Beitrag zeige ich Dir keine Klick-Anleitung, sondern werfe mit Dir einen Blick unter die Haube: Welche technischen Features stecken drin, wie spricht die App mit WooCommerce und der Lexware Office Cloud, und auf welchem Tech-Stack läuft das Ganze?

Die Features von Woo2LXO auf einen Blick

Bevor es um Architektur und Tech-Stack geht, hier zuerst, was die App für Dich erledigt:

• Belege direkt in Lexware Office: Rechnungen und Auftragsbestätigungen, als Entwurf oder abgeschlossen, mit automatischem Kontaktabgleich und optionaler Artikelverknüpfung.
• Automatische Steuerlogik: Kleinunternehmer, innergemeinschaftliche Lieferung, Drittland und OSS werden pro Bestellung erkannt.
• Gutschriften aus Stornos und Erstattungen: jede WooCommerce-Erstattung wird zu genau einer Gutschrift mit Bezug zur Rechnung.
• Kein doppelter Import: übertragene Bestellungen werden im Shop markiert und beim nächsten Lauf übersprungen.
• Unbezahlte Bestellungen erkennen: offene Zahlungen bleiben auf Wunsch im Shop liegen.
• Rate Limiting und verständliche Fehler: die App hält das API-Limit ein und übersetzt Fehlermeldungen ins Deutsche.
• API-Check Schritt für Schritt: Verbindungsprobleme werden mit wahrscheinlicher Ursache angezeigt.
• MCP-Server für KI-Assistenten: Claude, ChatGPT oder Ollama können Bestellungen abrufen und exportieren.
• Mehrere Shops: ein eigenes Profil pro WooCommerce Shop.

Technische Features im Detail

Belege direkt über die Lexware Office Public API

Pro Bestellung baut Woo2LXO einen Beleg zusammen und schickt ihn per POST an Lexware Office. Die Positionen werden entweder als freie Positionen mit der SKU in der Beschreibung angelegt oder, wenn Du es aktivierst, als echte Artikel verknüpft (Artikelnummer = SKU). Optional legt die App fehlende Artikel beim Import an und übernimmt die Preise aus dem Shop. Die Preise kommen aus den Zeilensummen, also nach Abzug von Gutscheinen. Versand und Gebühren werden zu eigenen Positionen. Auf Wunsch landet die Transaktions-ID der Zahlung, etwa von PayPal, in der Bemerkung des Belegs.

Beim Kontakt prüft die App zuerst die E-Mail-Adresse. Ein gefundener Kontakt wird aber nur dann wiederverwendet, wenn auch Rechnungsland und USt-IdNr. passen. Sonst legt Woo2LXO einen neuen Kontakt an, damit keine Rechnung mit falschen Steuerdaten entsteht.

Automatische Steuerlogik

Der heikelste Teil jeder Shop-Buchhaltungs-Schnittstelle ist die Umsatzsteuer. Woo2LXO entscheidet pro Bestellung, welche Steuerart der Beleg bekommt:

Innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhrlieferungen legt die App also automatisch steuerfrei an. Weil Lexware Office für diese beiden Fälle einen referenzierten Kontakt verlangt, wird der Kontakt dort immer aufgelöst. Für EU-Fernverkäufe an Privatkunden (OSS) kannst Du zusätzlich den Untertyp „distanceSales“ aktivieren.

Gutschriften aus Stornos und Erstattungen

Wird eine bereits als Rechnung übertragene Bestellung im Shop storniert oder erstattet, erkennt Woo2LXO das. Für jede WooCommerce-Erstattung entsteht genau eine Gutschrift, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist und deren Adresse und Steuerbedingungen übernimmt. Welche Erstattungen schon verbucht sind, merkt sich die App in den Meta-Daten der Bestellung. Teilerstattungen bekommen die erstatteten Positionen plus einen Restbetrag „Erstattung“, eine komplette Stornierung kopiert die Positionen der Rechnung.

Kein doppelter Import

Nach jeder erfolgreichen Übertragung schreibt Woo2LXO die Beleg-ID, den Belegtyp und die Belegnummer als Meta-Daten in die Bestellung. Beim nächsten Abruf werden diese Bestellungen übersprungen, außer Du erzwingst die Übertragung bewusst. Ein fehlerhafter Auftrag bricht den Lauf nicht ab: Das Ergebnis listet übertragene, fehlgeschlagene, bereits übertragene und unbezahlte Bestellungen getrennt auf, dazu Warnungen, etwa wenn die Summe in Lexware Office durch Rundung minimal vom Shop abweicht.

Unbezahlte Bestellungen erkennen

In der Bestellliste zeigt ein Symbol den Zahlungsstatus. Ein Klick darauf schaltet den Status im Shop um. Mit der Option „Unbezahlte Bestellungen nicht übertragen“ bleiben offene Zahlungen im Shop liegen, bis das Geld da ist, auch wenn Du sie versehentlich auswählst.

Rate Limiting und verständliche Fehler

Die Lexware Office API erlaubt zwei Anfragen pro Sekunde. Woo2LXO verteilt die Requests deshalb global mit festem Abstand und wiederholt Antworten mit HTTP 429 automatisch mit Backoff. Fehlermeldungen der API, egal ob im aktuellen oder im älteren Format, übersetzt die App in verständliche deutsche Hinweise.

API-Check Schritt für Schritt

Die meisten Support-Fälle bei Schnittstellen sind Konfigurationsfehler. Darum prüft Woo2LXO die Verbindungen in einzelnen Schritten und zeigt bei jedem die wahrscheinliche Ursache an. Für WooCommerce sind das URL, DNS, HTTPS-Zertifikat, Zugangsdaten, Lesen einer Bestellung und Schreibrechte. Für Lexware Office prüft die App API-Key, DNS, Profil, den Tarif (API-Zugang), die Steuereinstellungen und den Zugriff auf Kontakte und Artikel. Gespeichert wird erst, wenn kein Schritt fehlschlägt.

MCP-Server für KI-Assistenten

Mein Lieblingsfeature: Woo2LXO bringt einen eigenen Server für das Model Context Protocol (MCP) mit. Damit kann ein KI-Assistent wie Claude, ChatGPT oder ein lokales Modell über Ollama direkt mit Deinen Bestellungen arbeiten. Der Server stellt vier Tools bereit:

• list_shops: listet die eingerichteten Shops.
• list_orders: ruft offene Bestellungen ab.
• get_order: liefert eine komplette Bestellung inklusive Meta-Daten.
• export_orders: überträgt Bestellungen an Lexware Office, genau wie die Oberfläche.

Du gibst pro Shop frei, ob er überhaupt erreichbar ist und ob die KI exportieren darf. Die Registrierung in Claude Desktop, der ChatGPT Desktop-App (über die gemeinsame Codex-Konfiguration) und dem MCP-Client ollmcp für Ollama erledigt die App selbst, inklusive Backup der bestehenden Konfiguration. Technisch läuft der Server über stdio. Da stdout der MCP-Kanal ist, leitet der Server alle Ausgaben der Export-Logik auf stderr um, damit das Protokoll sauber bleibt.

Mehrere Shops

Betreust Du mehrere WooCommerce Shops, legt Woo2LXO für jeden ein eigenes Profil an. Du wechselst mit einem Klick, und auch der MCP-Server kann gezielt einen bestimmten Shop ansprechen.

So spricht Woo2LXO mit WooCommerce und Lexware Office

Woo2LXO holt Deine WooCommerce Bestellungen über die REST API ab und überträgt die ausgewählten über die Lexware Office Public API als Rechnung oder Auftragsbestätigung, wahlweise als Entwurf oder abgeschlossen. Den Kunden findet die App in Lexware Office oder legt ihn neu an. Danach markiert sie die Bestellung im Shop und setzt sie auf Wunsch auf „Fertiggestellt“. Kein CSV, kein OpenTRANS, kein Umweg über eine Desktop-Installation: Shop und Buchhaltung reden direkt miteinander.

Der Tech-Stack

Woo2LXO basiert auf Woo2LX, das ursprünglich in Xojo mit einem eingebetteten PyPy 3.9 gebaut war und Bestellungen per OpenTRANS in die Desktop-Version von Lexware geschoben hat. Für die Cloud-Version habe ich die App komplett neu aufgesetzt, und zwar konsequent in Python:

Ein paar Details, die ich spannend finde:

• NiceGUI im Script Mode: Die Oberfläche ist eine Web-App, die mit NiceGUI in Python geschrieben ist und über pywebview in einem echten Desktop-Fenster läuft. Der lokale Server startet auf einem zufälligen freien Port. Weil die Seiten ihre Elemente im Modul halten, darf nur ein Client die Oberfläche besitzen: Öffnet jemand die URL zusätzlich im Browser, bekommt er nur einen Hinweis „bereits geöffnet“.
• uv statt pip: Abhängigkeiten und Python-Version verwaltet uv mit einem Lockfile. Das macht die Builds reproduzierbar.
• Schlanke Abhängigkeiten: nicegui, pywebview, requests, woocommerce, mcp, cryptography und certifi. Mehr braucht die App zur Laufzeit nicht.
• Kompatible Datenformate: Konfiguration und Shop-Profile liegen weiterhin im JSON-Format der alten Xojo-Version. So kannst Du Einstellungen zwischen den Versionen hin und her kopieren. API-Schlüssel und Lizenzdaten werden verschlüsselt gespeichert.

Systemvoraussetzungen

• Windows 10 oder 11 (64 Bit) oder macOS 11 Big Sur und neuer, Apple Silicon oder Intel
• Ein WooCommerce Shop mit REST API Zugang (Lesen und Schreiben)
• Ein Lexware Office Tarif mit API-Zugang
• Internetzugang zum Shop und zu api.lexware.io

Fazit

Woo2LXO ist mehr als ein simpler Export. Steuerlogik für EU und Drittland, Gutschriften für Erstattungen, Schutz vor Doppelimporten, sauberes Rate Limiting und ein MCP-Server für KI-Assistenten machen aus dem Abtippen von Rechnungen einen Klick, oder sogar einen Satz an Deinen KI-Assistenten. Und dank Python, NiceGUI und uv ist die Codebasis heute deutlich schlanker und wartbarer als die alte Xojo-Version.

FAQ

Zum Produkt

Hier kannst du Woo2LXO, die Lexware Office-Schnittstelle für WooCommerce testen oder kaufen.