Dieses Projekt ist ein schönes Beispiel dafür, wie Dokumente nachträglich mit QRCode versehen und anschliessend automatisch von einem weiteren System weiter verarbeitet werden können. Beim Kunden bestand folgende Situation:

  • Die DATEV Lohn und Gehalt Software ezeugt Lohnabrechnungen als PDFs.
  • Es existiert ein Dokumenten Management System (DMS) das QRCodes aus PDFs auslesen und mit der darin kodierten Information die Dokumente dem entsprechenden Vorgang im Archiv zurodnen kann.
  • Das DMS kann Dokumente per Mail empfangen und automatisch verarbeiten.
  • In DATEV können zwar benutzerdefinierte Formularnapassungen vorgenommen werden, jedoch kann DATEV keine QRCodes auf die Abrechnungen drucken.

DATEV Dokumente mit QRCode versehen

Das fehlende Glied in der voll automatischen PDF-Verarbeitung wurde über ein Python Skript gelöst:

  • DATEV shreibt alle Lohnabrechnungen als einzelne, verschlüsselte PDFs in Ordner ‚IN‘.
  • Das Skript liest die PDFs und entfernt zuerst die Verschlüsselung,
  • Danach wird der darin enthaltenen Text extrahiert und der entsprechende QRCode erzeugt. Kodiert werden darin Name, Vorname und Personal ID.
  • Der so erzeugte QRCode wird programmtechnisch als Layer über das Layout der DATEV-Lohnabrechnung gelegt und das PDF als neues Dokument in Ordner ‚OUT‘ geschrieben.
  • Eine Kopie des so modifizierten PDFs wird als Mail an das DMS-System zur Weiterverarbeitung gesendet.

Das DMS erkennt den im PDF enthaltenen QRCode und macht seine Arbeit. Teures, manuelles Zuordnen der DATEV-Dokumente im DMS entfällt. Das Archvieren der Lohnabrechnungen wurde auf einen einzigen Knopfdruck reduziert.

Das gleiche System lässt sich auf alle Vorgänge, die auf PDFs basieren anwenden.