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Aufgabe in diesem Projekte war es beliebige PDF-Dokumente per QRCode automatisch zu archivieren. Es ist ein schönes Beispiel wie effektiv digitale PDF-Archivierung gelöst werden kann. Umgesetzt wurde es in GoLang, einer extrem schnellen und plattform-übergreifenden Sprache. So läuft das PDF Archivierungs-Tool sowohl unter Windows als auch macOS.

QRCode auf PDF auslesen und Dokument automatisch archivieren

In den QRCodes sind entweder ein relativer Zielpfad oder ein Dateiname kodiert.  Die automatisierte PDF-Archivierung läuft wie folgt ab:

  • Beim Start des QRCode-Tools werden Quell- und Zielordner angegeben.
  • Der Quell-Ordner wird in einem einstellbaren Intervall abgearbeitet.
  • Von jedem PDF im Quellordner wird die 1. Seite extrahiert und nach einem QRCode gesucht.
  • Ist im QRCode ein relativer Pfad enthalten, wird dieser an den Zielpfad angehängt und die Datei verschoben und ggf. entsprechend umbenannt.
  • Tiefe Verzeichnisstrukturen im Zielordner werden automatisch erstellt.
  • Beinhaltet der QRCode einen Dateinamen wird die Datei unter diesem Namen verschoben.
  • Ist kein QRCode vorhanden oder ist der QRCode nicht lesbar, verbleibt die Datei im Quellordner.

PDF-Archivierung per QRCode

Wie kommt der QRCode auf das PDF?

Im Fall unseres Kunden per Software beim Erstellen des PDF oder es wird ein Aufkleber mit vorgedrucktem QRCode beim Scannen des Papierdokuments mit eingelesen.

Es ist aber auch technisch möglich den QRCode auf bereits existierende PDFs aufzubringen, wie in diesem Projekt:
PDF nachträglich mit QRCode versehen und automatisch archivieren

QRCode im PDF: Was ist mit dieser Technik noch möglich?

Automatischer EMailversand

Denkbar wäre z.B. einen oder mehrere EMail-Empfänger im QRCode zu hinterlegen und das PDF bei der Verarbeitung an diese zu versenden.

Hinzufügen oder Entfernen von PDF-Seiten

Der QRCode kann Anweisungen zum Anhängen weiterer Seiten  enthalten .Auch das Entfernen von Seiten ist möglich.

Update von PDFs auf Websites

Per QRCode kann auch eine automatischer Upload auf einen Webserver gestartet werden.

PDF-Ablage in Datenbank

So wie die PDFs verschoben werden, könnten diese auch per QRCode in einer Datenbank abgelegt werden.

Es geht noch mehr

Generell sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Jeder Workflow, der auf den QR-kodierten Daten basiert lässt sich in das Tool integrieren.

 

 

 

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