LXArchiv ergänzt Lexware Financial Office Pro oder Premium um ein PDF-Archiv für Ihre Rechnungen, Lieferscheine etc.

Prinzipiell ist es in Lexware Financial Office möglich, im Hintergrund PDF-Belege beim Druck oder Mailversand erzeugen zu lassen. Die so erzeugten Belege werden alle in einem bestimmten Ordner gesammelt, was allerdings folgende Nachteile mit sich bringt:

  • Der Ordner ist nicht leicht zugänglich.
  • Die Dateinamen geben keinen Aufschluss über Belegart, Nummer oder Datum.
  • Alle Belege liegen in einem einzigen Ordner.
  • Wird ein Beleg mehrmals gedruckt, so werden Duplikate gespeichert.
  • Die täglichen Datensicherung wird immer grösser und dauert immer länger.

LXArchiv macht aus dieser Sammlung an PDFs ein strukturiertes PDF-Achiv für Ihre Rechnungen, Lieferscheine oder individuell angepassten Belege wie Produktionszettel etc.:

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Archivierte Belege werden aus dem ursprünglichen Ordner gelöscht. So bleibt Ihre Datensicherung in Lexware Financial Office Pro schlank und schnell.

Lexware Financial Office: Rechnungen, Lieferscheine und vieles mehr voll automatisch als PDFs archivieren

LXArchiv lässt sich in wenigen Minuten einrichten, ist flexibel auf verschiedene Belegarten konfigurierbar und verarbeitet bei Bedarf sogar alle Belege aus vergangenen Jahren in einem Rutsch. Über den Windows-Taskplaner lässt sich die tägliche Belegarchivierung komplett automatisieren,  sogar für mehrere Mandanten in Lexware parallel.

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Programmiert wurde LXArchiv in Xojo und Groovy, zwei leistungstarken Tools für schnelle und robuste Automatisierungsaufgaben. LXArchiv analysiert jedes einzelne PDF. Es extrahiert den Inhalt als Text und ermittelt daraus Belegart, Belegnummer und das Belegdatum. Aus den so erhaltenen Daten generiert LXArchiv aussagekräftige Dateinamen und strukturierte Ablagepfade. So wird z.B. aus Rechnung Nr. 4711 vom 04.10.2015 ein PDF mit Namen Rechnung_4711_2015-10-04.pdf, abgelegt im Ordner Archiv/2015/Rechnung.

Weiterführende Links:

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Details zur PDF-Belegarchivierung in Lexware auf lex-blog.de
Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungsformen für Geschäftsunterlagen