BestandsLotse LXO: Lagerverwaltung für Lexware Office Cloud

Lexware Office kann vieles: Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Buchhaltung. Was es nicht kann, ist Lagerbestand. Du legst Artikel vom Typ Produkt an, verkaufst sie, schreibst Lieferscheine, und trotzdem weiß die Software am Ende des Tages nicht, wie viele davon noch im Regal liegen.

Genau diese Lücke schließt BestandsLotse LXO: eine schlanke Lagerverwaltung, die direkt auf deinen Daten in Lexware Office aufsetzt.

Die Idee: Bestand dort führen, wo die Belege schon sind

Viele Händler führen ihren Bestand nebenbei in einer Excel-Liste. Das geht gut, bis eine Rechnung vergessen wird, jemand storniert oder zwei Leute gleichzeitig an der Datei arbeiten. Dann stimmt die Zahl nicht mehr und du merkst es erst, wenn ein Kunde bestellt, was gar nicht mehr da ist.

BestandsLotse LXO dreht den Spieß um. Du musst nichts doppelt erfassen. Die App liest deine Artikel und deine fertigen Rechnungen und Lieferscheine über die offizielle Lexware Office API und bucht die Mengen aus den Positionen automatisch vom Bestand ab. Du arbeitest in Lexware Office genau so weiter wie bisher, der Bestand läuft einfach mit.

Was dir die Lagerverwaltung im Alltag bringt

Kein doppeltes Erfassen mehr

Du schreibst die Rechnung in Lexware Office, und beim nächsten Sync ist der Bestand schon reduziert. Du entscheidest selbst, ob Rechnungen, Lieferscheine oder beides den Bestand mindern. Wer Retouren über Gutschriften abwickelt, kann diese als Rücknahme buchen lassen, dann steigt der Bestand wieder. Und wenn du eine Rechnung stornierst, bucht BestandsLotse LXO die Menge automatisch zurück.

Jeder Beleg zählt genau einmal

Das war mir beim Bauen besonders wichtig. Jede Buchung läuft als eine einzige Transaktion in der Datenbank: Beleg, Bewegungen und Bestandsänderung gehen gemeinsam durch oder gar nicht. Ein eindeutiger Index sorgt dafür, dass derselbe Beleg nicht zweimal gebucht werden kann, selbst wenn zwei Arbeitsplätze im selben Moment synchronisieren. Du musst dir also keine Gedanken über doppelte Abzüge machen.

Lexware Office bleibt unangetastet

BestandsLotse LXO liest nur. Es schreibt nichts in dein Lexware Office zurück, ändert keine Rechnung und keinen Artikel. Deine Buchhaltung bleibt genau so, wie sie ist. Das macht den Einstieg entspannt, weil du nichts kaputt machen kannst.

Rechtzeitig nachbestellen statt Lücken im Regal

Pro Artikel legst du einen Mindestbestand fest. Fällt ein Artikel darunter, wird er in der Liste rot markiert, im Menü siehst du die Anzahl der knappen Artikel und nach jedem Sync kommt ein Hinweis. In der Pro-Version bekommst du zusätzlich eine E-Mail, und zwar genau eine pro Artikel, bis er wieder aufgefüllt ist. Kein Mail-Spam, nur die Info, die du brauchst.

Wareneingang und Inventur in Sekunden

Lieferung angekommen? Du buchst den Zugang direkt in der App. Bei der Inventur trägst du den gezählten Bestand ein und die Korrektur wird als eigene Bewegung festgehalten. Jede Änderung landet in der Liste der Bewegungen, auf Wunsch auch gefiltert pro Artikel. So kannst du jederzeit nachvollziehen, warum ein Bestand so ist, wie er ist. Bestände lassen sich per CSV importieren und die Liste als CSV oder Excel-Datei exportieren, falls dein Steuerbüro oder dein Einkauf sie braucht.

Läuft im Hintergrund mit

Der Sync startet per Knopfdruck oder automatisch in einem Intervall zwischen 5 Minuten und 8 Stunden, solange die App geöffnet ist. Du klickst also nicht ständig auf Aktualisieren, sondern hast einfach immer einen aktuellen Stand.

Mehrere Arbeitsplätze

Für den Start reicht die mitgelieferte Datenbank auf deinem Rechner. Arbeitet ihr zu mehreren, kannst du in der Pro-Version die Datenbank auf einen anderen Rechner oder Server legen. BestandsLotse LXO erstellt dafür sogar ein fertiges Paket für Windows, Linux oder macOS, das die Datenbank über HTTPS bereitstellt. Alle Arbeitsplätze sehen dann denselben Bestand, während nur 1 Arbeitsplatz in Lexware Office arbeitet (Büro):

Server-Installationspaket auf Knopfdruck

Eine Datenbank auf einem Server einzurichten klingt nach sehr viel Admin-Arbeit. Genau die nimmt dir BestandsLotse LXO ab. In den Einstellungen wählst du das Betriebssystem deines Servers, also Windows, Linux oder macOS, und die App erstellt automatisch ein passendes Installationspaket. Darin steckt alles, was der Server braucht, um die Datenbank über HTTPS für deine Arbeitsplätze bereitzustellen.

Du kopierst das Paket auf den Zielrechner, startest mit der generierten Anleitung die Installation und trägst die Server-Adresse anschließend auf deinen Arbeitsplätzen ein. Du musst keine Datenbank von Hand aufsetzen und keine Konfigurationsdateien zusammensuchen. So kommt auch ein kleines Team ohne eigene IT in wenigen Minuten zu einer gemeinsamen Lagerdatenbank.

Frag deinen KI-Assistenten nach dem Lager

Mein Lieblingsfeature: Über das Model Context Protocol (MCP) kann ein KI-Assistent wie Claude, ChatGPT oder ein lokales Modell über Ollama direkt auf deine Bestände zugreifen.

Du fragst einfach

• „Welche Artikel liegen unter dem Mindestbestand?“ oder
• „Was ist letzte Woche bei Artikel 1042 passiert?“

und bekommst die Antwort im Chat.

Wenn du es erlaubst, kann der Assistent auch

• Zugänge buchen,
• Inventurwerte eintragen oder
• den Sync anstoßen.

Die Einrichtung in Claude Desktop, ChatGPT Desktop und ollmcp erledigt die App mit wenigen Klicks in den Einstellungen.

Der Tech-Stack: bewusst schlank

Ich wollte eine App, die sich wie ein normales Desktop-Programm anfühlt, ohne Server-Abo und ohne komplizierte Installation. Herausgekommen ist folgende Kombination:

• Python 3.14 als Basis, weil es für Datenlogik und API-Anbindung einfach unschlagbar produktiv ist.
• NiceGUI für die Oberfläche und pywebview für das native Fenster. Du bekommst eine moderne Web-Oberfläche, die trotzdem als eigenständige App unter Windows und macOS läuft.
• PocketBase als Datenbank. Sie steckt als einzelne Datei in der App, wird automatisch gestartet und beendet und kann bei Bedarf auf einen Server umziehen. Ihre Batch-Transaktionen sind der Grund, warum jeder Beleg zuverlässig genau einmal gebucht wird.
• Die Lexware Office Public API für Artikel und Belege, mit sauberem Rate-Limiting, damit die Schnittstelle nie überlastet wird.
• Das MCP-SDK für die Anbindung von KI-Assistenten.
• Ein eigenes, signiertes Auto-Update, damit neue Versionen ohne Aufwand bei dir ankommen.

Der Vorteil für dich: Deine Lagerdaten liegen bei dir, auf deinem Rechner oder deinem eigenen Server, nicht in einer weiteren Cloud. Und weil die Datenbank mitgeliefert wird, musst du nichts zusätzlich einrichten.

Standard oder Pro?

BestandsLotse LXO gibt es in zwei Editionen. Standard deckt alles ab, was ein kleiner Shop mit einem Arbeitsplatz braucht: Sync, Bestände, Zugänge, Inventur, Mindestbestände und Bewegungen. Pro legt die Funktionen für wachsende Teams obendrauf:

• Datenbank im Netzwerk für mehrere Arbeitsplätze,
• automatisch erstellte Server-Installationspakete für Windows, Linux und macOS,
• E-Mail-Warnungen bei Mindestbestand und den
• Zugriff für KI-Assistenten.

Ohne Lizenz läuft die App als Demo mit 10 Artikeln und allen Pro-Funktionen, sodass du alles in Ruhe ausprobieren kannst.

Mein Fazit

BestandsLotse LXO ist keine aufgeblähte Warenwirtschaft, sondern genau das Stück, das in Lexware Office fehlt. Du arbeitest weiter wie gewohnt, und dein Lagerbestand stimmt einfach. Wenn du Produkte über Lexware Office verkaufst und dich über ungenaue Excel-Listen ärgerst, probier die Demo aus. Ich bin gespannt, was du dazu sagst.

Häufige Fragen

Zum Produkt

BestandsLotse LXO kannst Du hier kostenlos testen oder kaufen.