Wenn Du einen Shopware-Shop betreibst und Deine Buchhaltung in Lexware Office machst, kennst Du das Spiel: Bestellung im Shop öffnen, Kundendaten abtippen, Positionen übertragen, Versandkosten nicht vergessen, Rechnung anlegen, zurück in den Shop, Status ändern. Bei fünf Bestellungen am Tag nervt das. Bei fünfzig wird es zum Halbtagsjob. Genau dafür habe ich Shopware2LXO gebaut: eine Desktop-App, die Deine Shopware-6-Bestellungen per Klick als Rechnung oder Auftragsbestätigung in die Lexware Office Cloud überträgt.
In diesem Beitrag zeige ich Dir, was die App kann, wie sie Dir im Alltag Zeit spart und welcher Tech-Stack unter der Haube steckt.
Das Prinzip: Abrufen, prüfen, übertragen
Shopware2LXO sitzt als Brücke zwischen Deinem Shop und Lexware Office. Die App holt die Bestellungen über die Shopware Admin-API ab, Du wählst aus, welche übertragen werden sollen, und den Rest erledigt die App: Kunde suchen oder anlegen, Beleg erzeugen, Bestellstatus im Shop weitersetzen.
Die Features und was sie Dir im Alltag bringen
Rechnung oder Auftragsbestätigung, Entwurf oder fertig
Du entscheidest in den Optionen, ob aus einer Bestellung eine Rechnung oder eine Auftragsbestätigung wird. Außerdem legst Du fest, ob der Beleg als Entwurf landet oder direkt abgeschlossen wird, inklusive Belegnummer. Wenn Du am Anfang noch jeden Beleg kontrollieren willst, startest Du mit Entwürfen. Läuft alles rund, schaltest Du auf abgeschlossene Belege um und sparst Dir den zweiten Klick in Lexware Office. Auch Brutto- oder Netto-Belege kannst Du wählen, je nachdem, ob Du eher an Privat- oder Geschäftskunden verkaufst.
Kunden automatisch zuordnen
Shopware2LXO sucht den Kunden in Lexware Office über die E-Mail-Adresse. Gibt es ihn schon, wird der Beleg ihm zugeordnet. Ist er neu, legt die App den Kontakt an. Damit hast Du keine Dubletten in Deinen Kontakten und keine Tipparbeit mit Adressen mehr.
Artikel verknüpfen und Preise aktuell halten
Optional verknüpft die App die Positionen mit Deinen Artikeln in Lexware Office, und zwar über die Produktnummer aus Shopware. Fehlende Artikel kann sie auf Wunsch anlegen, und wenn Du willst, überschreiben die Shop-Preise die Preise vorhandener Artikel. So bleiben Shop und Buchhaltung auf demselben Stand, ohne dass Du zwei Artikelstämme pflegen musst.
Status im Shop weitersetzen
Nach der Übertragung setzt Shopware2LXO die Bestellungen im Shop auf den Status, den Du vorgibst, zum Beispiel “In Bearbeitung”. Ist der Zielstatus in Shopware nicht in einem Schritt erreichbar, etwa von “Offen” direkt auf “Abgeschlossen”, führt die App die nötigen Zwischenschritte automatisch nacheinander aus. Du kannst außerdem steuern, ob dabei die Flows aus dem Shopware Flow Builder laufen. Das ist praktisch, wenn Deine Kunden bei einem Statuswechsel eine E-Mail bekommen sollen, oder eben gerade nicht.
Zahlungsstatus im Blick
Shopware führt den Zahlungsstatus getrennt vom Bestellstatus. In der Bestellliste siehst Du ihn auf einen Blick: rotes Häkchen heißt unbezahlt, grünes heißt bezahlt. Ein Klick schaltet um. Mit der Option “Unbezahlte Bestellungen nicht übertragen” verhinderst Du, dass Rechnungen für Bestellungen entstehen, die noch gar nicht bezahlt sind, etwa bei Vorkasse.
Rabatte, Versand und Steuern sauber abgebildet
Das sind die Stellen, an denen die Handarbeit gerne schiefgeht. Aktionen und Gutscheine sind in Shopware Positionen mit negativem Betrag. Shopware2LXO überträgt sie als Rabatt auf den gesamten Beleg, den Lexware Office dann auf die Positionen verteilt. Versandkosten verteilt Shopware anteilig auf die Steuersätze der Artikel, deshalb erzeugt die App je Steuersatz eine eigene Versandposition. Weicht die Summe in Lexware Office trotzdem einmal von der Summe im Shop ab, bekommst Du einen Hinweis. Für EU-Privatkunden gibt es außerdem eine Option für den Fernverkauf nach OSS-Regelung.
Stornos und Erstattungen als Gutschrift
Wird eine Bestellung storniert oder ihr Zahlungsstatus steht auf “Erstattet”, legt Shopware2LXO auf Wunsch eine Gutschrift über die komplette Rechnung an. Wichtig zu wissen: Teilerstattungen haben in Shopware keinen Betrag an der Bestellung, deshalb überträgt die App sie nicht. Die musst Du weiterhin von Hand erfassen.
Nichts doppelt übertragen
Die App merkt sich lokal, welche Bestellung schon als welcher Beleg übertragen wurde. Bereits übertragene Bestellungen gehen nur nach Rückfrage ein zweites Mal raus. Das schützt Dich vor doppelten Rechnungen, wenn Du mal versehentlich zweimal auf “Übertragen” klickst.
Mehr Infos im Beleg
Bestellnummer und Zahlungsart, die Anmerkung des Kunden und die Transaktions-ID der Zahlung (zum Beispiel von PayPal, Stripe oder Mollie) können automatisch in den Beleg wandern. Bei der Zuordnung von Zahlungseingängen ist das Gold wert.
Mehrere Shops
Betreibst Du mehr als einen Shopware-Shop, legst Du für jeden ein eigenes Profil an und wechselst bequem zwischen ihnen.
KI-Assistenten über MCP
Ein Feature, auf das ich besonders gespannt bin: Shopware2LXO bringt einen eigenen MCP-Server mit. Über das Model Context Protocol können KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT oder ein lokales Ollama-Modell auf Deine Bestellungen zugreifen. Du fragst dann zum Beispiel “Welche Bestellungen von gestern sind noch nicht übertragen?” und bekommst die Antwort direkt im Chat. Ob der Assistent nur lesen oder auch übertragen darf, legst Du pro Shop selbst fest.
Einrichtung der Shopware Schnittstelle in wenigen Minuten
Für Shopware brauchst Du eine Integration (Einstellungen > System > Integrationen) mit der ID des Zugangsschlüssels und dem Sicherheitsschlüssel. Für Lexware Office erzeugst Du einen API-Schlüssel unter Einstellungen > Erweiterungen. Beides trägst Du in der App ein und klickst auf “API prüfen”. Die App testet dann Schritt für Schritt URL, Erreichbarkeit, Login, Leserechte, Tarif und Steuereinstellungen und sagt Dir genau, wo es hakt. Gespeichert wird erst, wenn keine Fehler mehr da sind. Zum Ausprobieren kannst Du auch die Lexware-Sandbox nutzen, damit keine echten Belege entstehen.
Der Tech-Stack hinter Shopware2LXO
Für alle, die gerne unter die Haube schauen: Shopware2LXO ist eine Python-Anwendung, die als native Desktop-App für Windows und macOS ausgeliefert wird.
- Python 3.14 und uv: Die gesamte Logik ist in Python geschrieben, die Abhängigkeiten verwaltet uv. Das hält das Projekt schlank und schnell reproduzierbar.
- NiceGUI und pywebview: Die Oberfläche baue ich mit NiceGUI. pywebview packt sie in ein natives Fenster, sodass sich die App wie ein normales Programm anfühlt und nicht wie ein Browser-Tab.
- requests: Die Kommunikation mit beiden APIs läuft über requests. Bei Shopware holt die App sich per OAuth einen Token und erneuert ihn automatisch. Bei Lexware Office hält sie das Limit von zwei Anfragen pro Sekunde ein und wiederholt Anfragen, wenn die API kurz bremst.
- MCP: Das offizielle Python-SDK des Model Context Protocol stellt die Werkzeuge für KI-Assistenten bereit: Shops auflisten, Bestellungen abfragen, Details holen und übertragen.
- cryptography: Damit prüft die App die Signatur von Updates, bevor sie installiert werden. Deine Zugangsschlüssel speichert sie verschlüsselt in der lokalen Konfiguration.
- Builds: Unter Windows startet ein kleiner Go-Launcher die App mit eingebettetem Python, das Installationsprogramm entsteht mit Inno Setup. Unter macOS gibt es eine universal2-App für Intel und Apple Silicon, signiert und von Apple notarisiert.
Ein Detail, das mir wichtig ist: Deine Daten bleiben bei Dir. Die App läuft lokal auf Deinem Rechner und spricht direkt mit Deinem Shop und mit Lexware Office. Es gibt keinen Zwischenserver, über den Deine Bestellungen laufen.
Für wen lohnt sich Shopware2LXO?
Wenn Du regelmäßig Bestellungen aus Shopware 6 in Lexware Office erfasst, lohnt sich die App eigentlich ab dem ersten Tag. Je mehr Bestellungen, desto größer die Ersparnis. Und weil Kundenzuordnung, Rabatte, Versandkosten und Steuersätze automatisch korrekt übernommen werden, sinkt auch die Fehlerquote deutlich. Du kannst die App im Demo-Modus testen, bevor Du Dich für eine Lizenz entscheidest.
Häufige Fragen zur Shopware Schnittstelle für Lexware Office
Shopware2LXO ist für Shopware 6 gebaut und nutzt die Admin-API. Du brauchst dafür eine Integration mit Leserechten auf Bestellungen und den zugehörigen Daten sowie Schreibrechten für die Statuswechsel. Ja. Lexware Office ist der neue Name von lexoffice. Die App nutzt die Lexware Office Public API mit einem API-Schlüssel, den Du in Lexware Office unter Einstellungen > Erweiterungen erzeugst. Ja. Es gibt ein Installationsprogramm für Windows und eine signierte, notarisierte App für macOS, die auf Intel- und Apple-Silicon-Macs läuft. Updates installiert die App automatisch. Nein. Die App merkt sich alle übertragenen Belege. Eine schon übertragene Bestellung geht nur nach ausdrücklicher Rückfrage ein zweites Mal raus. Ja. Für jeden Shop legst Du ein eigenes Profil an und wechselst in der App zwischen ihnen. Aktuell überträgt Shopware2LXO Bestellungen in Euro. Damit kann ein KI-Assistent wie Claude oder ChatGPT Deine Bestellungen lesen und, wenn Du es erlaubst, auch übertragen. Du steuerst so Deine Buchhaltungs-Routine einfach per Chat.
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Funktioniert die App mit Lexware Office und dem alten lexoffice?
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