Der folgende Beitrag dokumentiert den Einsatz von FileMaker 12 und FileMaker Go in einem In-House-Projekt, nämlich unserer Agentursoftware, eine genau auf unsere Zwecke zugeschnittene Faktura inklusive Projektzeiterfassung.
Es begann 1996
3 Jahre nach unserer Unternehmensgründung musste eine Faktura her, die genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten und jederzeit erweiterbar war. “Project 1” war geboren.
“Projekt 1” war komplett in Microsoft Access geschrieben und erfüllte die damaligen Anforderungen optimal. Im Prinzip eine Faktura mit minimaler Ausstattung:
- Debitorenstamm mit schneller Suchfunktion, so waren weder Kundenummern noch Matchcodes notwendig.
- Kein Artikelstamm, denn Leistungen und Individualsoftware- und Hardware sollten nicht in einem statischen Artikelstamm abgebildet werden. Dafür gab es eine Suchfunktion für alle Rechnungspositionen im Archiv.
- Schnellerfassung für Rechnungen
- Übersichtliche OP-Verwaltung
In den Folgejahren wurde das System oft erweitert und hat so manche Mehrwertsteuer- und Währungsumstellung mitgemacht.
Engpass nach vielen Jahren
Nach über einem Jahrzehnt hatten sich viele Ideen angesammelt, die aus Zeitmangel immer wieder verschoben wurden. Es war auch klar dass eine Umsetzung diese Ideen in Access aufgrund technischer Limits ein Weg in die falsche Richtung gewesen wäre. Ein neues System, das folgende Anforderungen erfüllt, musste her:
- Offene Architektur
- Extrem kurze Entwicklungszeit um jederzeit neue Ideen einpflegen zu können.
- Lauffähig unter Windows und Mac OSX – ohne den Umweg über Parallels Desktop
- Zugriff per iPhone und iPad
- Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware (derzeit noch Lexware Financial Office)
- Live-generierung unternehmensrelevanter Statistiken
- Integrierte Projektzeiterfassung mit direkter Übernahme in Rechnungspositionen
- Übernahme aller bisherigen Daten
- Mehrplatzfähig
Die letzte und wohl gravierendste Anforderung: All das sollte in kürzester Zeit umgesetzt werden.
Die Entscheidung für FileMaker
Auf den ersten Blick liesen sich alle nahezu Anforderungen über REALbasic und MySQL erfüllen.
Mit diesen Werkzeugen entwickelt man zwar sehr schnell, jedoch muss immer sehr viel Fleißarbeit für eigentlich selbstverständliche Dinge geleistet werden: Verifizierung der Eingabedaten, Einbau entsprechender Fehlermeldungen, Integritätsprüfung bei den einfachsten Datenbankoperationen. etc.
Ein Zugriff per iPhone oder iPad hätte in diesem Fall bedeutet eine App speziell nur dafür in einer weiteren Entwicklungsumgebung zu schreiben. Lediglich die MySQL-Datenbank hätte dafür weiter verwendet werden können. Letztendlich hätten hierfür 2 Applikationen gepflegt werden müssen: Die Desktop App und die iOS App für mobilen Zugriff.
Ein Blick auf FileMaker 12 hat dann die Situation schlagartig verändert. Als 100%-ige Apple-Tocher trägt die Software von Filemaker Inc. eindeutig die Handschrift der Philosophie hinter allen Apple-Produkten: Warum kompliziert wenn es einfach geht ? Effektivität und Komfort stehen bei FileMaker eindeutig im Vordergrund.
Es gelang alle o.g. Punkte zu erfüllen. Inklusive App für iPhone und iPad ohne nur 1 Zeile Code zu ändern: “Project 2” war geboren.
In welchem Zeitrahmen ? Weniger als 2 Wochen!
Project 2: Die FileMaker Applikation im Detail
Die Menüführung wurde modernisiert und ist jetzt konsistent am oberen Rand sichtbar. Über den Plus Button können mehrere Instanzen erzeugt werden, so können z.B. mehre Debitorenkonten gleichzeitig geöffnet bleiben etc.
Die feldübergreifende Suche von FileMaker macht mehrere Suchfelder überflüssig. Egal ob Bruchstück aus Name, Strasse oder Ort, die passenden Datensätze werden von FileMaker gefunden.
Neu angelegte Debitoren werden automatisch nach Lexware exportiert.
Das Debitorenkonto zeigt auf einen Blick Stammdaten, geschriebene Rechnungen und OPs.
Über Goolge Maps wurde ein Routenplaner integriert.
Statistik zeigt auf Knopfdruck die Umsatzhistorie des Kunden.
Beliebige Dokumente oder Voice Memos können direkt mit dem Debitorenkonto verknüpft werden.
Rechnungen können mit wenigen Klicks erfasst werden. Rechungspositionen können auch aus bisher geschriebenen Rechnungen (auch debitoren-übergreifend) oder direkt aus der Projekt-Zeitverwaltung (Tracking) übernommen werden. Es muss niemals eine schon einmal erfasste Rechnungsposition erneut eingegeben werden!
Beim Druck wird die Rechnung automatisch als PDF archiviert und wenn gewünscht dem Kunden direkt per Mail zugestellt.
Im Rechnungsarchiv kann ebenfalls feldübergreifend gesucht und gefiltert werden. Da jede Rechnungsposition nachträglich per Massendatenänderung verschlagwortet wurde, kann für jedes Geschäftsjahr eine Statistik über die Unternehmensbereiche ermittelt werden – jederzeit live, ohne zeitaufwändigen Statisitiklauf. Die Antwort auf Fragen wie z.B. “Aus welchen Leistungen setzt sich mein Umsatz eigentlich zusammen?” ist dann nur noch 1 Klick weit entfernt.
Offene Posten werden analog zum Rechnungsarchiv verwaltet und können in der gleichen Maske oder auch im Debitorenkonto ausgebucht werden.
Tracking zeigt noch nicht berechnete Positionen aller Trackingkonten, ebenfalls filterbar.
Das Trackingkonto: Das Herzstück der Projekt-Zeiterfassung
Im Trackingkonto wird der Aufwand für die einzelnen Arbeiten für den jeweiligen Kunden erfasst und später 1:1 in die Rechnungspositionen übernommen. Pro Tätigkeit können beliebig viele Zeiten erfasst werden. Arbeitszeiten werden automatisch bei Klick in die entsprechenden Felder “Zeit Start” und “Zeit Ende” ermittelt – es ist nicht nötig die Daten manuell einzugeben. Aus der Differenz der beiden Felder und der Summe aller Einzelzeiten errechnet das System automatisch den Gesamtaufwand.
Bei Rechnungsstellung genügt dann 1 Klick auf “Postion aus Tracking” um mit ein paar weiteren Klicks alle Positionen zu übernehmen, die auf die Rechnung gesetzt werden sollen.
Mit Rechnungsarchiv, Offene Posten-Verwaltung und Tracking bleiben alle wichtigen Unternehmenszahlen unter voller Kontrolle.
FileMaker Go macht mobil
FileMaker Go holt die Desktop App 1:1 auf das iPhone oder iPad, ohne dass nur eine einzige Zeile Code geändert werden muss. Aber auch hier ist FileMaker flexibel und erlaubt bei Bedarf unterschiedliche Benutzeroberflächen für mobile Geräte.
Läuft die FileMaker Applikation auch unter Windows ?
Selbstverständlich! Ohne Code-Änderung unter Windows und unter Mac OSX. Auch gemischter Zugriff ist möglich!
Fazit
Mit FileMaker 12 wurde eine technisch längst überholte Software innerhalb von nur 2 Wochen in ein für unsere Zwecke exakt passendes Tool umgebaut – ohne Datenverlust oder sonstige Abstriche. Die Zeitersparnis im täglichen Einsatz ist enorm. Die live ermittelten Statistiken sind ein Kontrollinstrument, das Spass macht. Mal schnell per iPad oder iPhone darauf zugreifen ist Komfort, den wir nicht mehr missen wollen.
Weiterführende Links:
Project 2: Faktura erweitert !
