Ich habe schon oft Projekte umgesetzt, bei denen es darum ging, Dokumente auszulesen und basierend auf deren Inhalt einen QRCode einzufügen. Bei diesem Projekt war jedoch der umgekehrte Weg gefragt: PDFs die bereits einen QRCode enthalten, sollen basierend auf dem kodierten Inhalt archiviert werden. Auch hier kommt Python als zuverlässiges Automatisierungs-Werkzeug zum Einsatz.
PDF-Archivierung: QRCode automatisch lesen und Dokument archivieren
Basierend auf dem QRCode sollen Rechnungen und Lohnabrechnungen automatisch in Ordnern abgelegt werden. Der QRCode enthält Name, Kundennummer und Buchungsmonat bzw. Name, Geburtsdatum und Personalnummer. Der entsprechende Ablageordner wird aus diesen Daten automatisch erzeugt.
Der technische Vorgang ist zwar relativ komplex aber mit wenigen Sätzen schnell beschrieben:
- Das PDF mit dem QRCode wird zuerst als Bitmap in hoher Auflösung gerendert.
- Die Bitmap wird eingelesen, der QRCode extrahiert und dieser ebenfalls als Bitmap gespeichert.
- Danach wird der QRCode gelesen und dekodiert.
- Aus den so gewonnenen Daten wird der Name des Archivierungs-Ordners generiert.
- Der Archiv-Ordner wird im Filesystem angelegt und das PDF dort hin verschoben.
Die so automatisierte PDF-Ablage läuft per Windows Aufgabenplaner alle 15 Minuten.
Mühsame, teure und fehleranfällige manuelle Ablage gehört somit der Vergangenheit an.
Fine-Tuning für die PDF-Archivierung mittels QRCode
Automatisierung macht erst dann richtig Spaß, wenn der Kunde die wichtigsten Parameter selbst anpassen kann.
Durch eine entsprechende Benutzeroberfläche kann die PDF-Archivierung für die Bereiche Faktura und Lohn komfortabel verwaltet werden:
- Pro Abteilung können Zugriffsrechte auf Lohn und Faktura erteilt werden.
- Es können unterschiedliche Archivierungs-Pfade festgelegt werden, in denn dann die über den QRCode festgelegten Ordner erzeugt werden.
- Optional können die PDFs per Mail versendet werden.
- Test-Funktionen und detaillierte Log-Dateien runden das Ganze ab.
