Bei diesem Projekt spielt die Automatisierung von Excel eine zentrale Rolle. Aus einer DATEV KOST-Datei als Datenquelle werden am Ende mehrseitige Gesellschafterabrechnungen mit graphischen Auswertungen als fertige PDFs generiert. Layout und einfachere Berechnungen finden in Excel statt, während die komplexe Datenaufbereitung über Python automatisiert wurde. Dabei erzeugt Python die entsprechende Exceldatei aus einer leeren Layout-Vorlage.
DATEV KOST-Datei automatisiert verarbeiten
Auf Knopfdruck wird die DATEV KOST-Datei automatisiert verarbeitet:
- Daten-Analyse und Verabeitung:
Alle DATEV-Konten und Kostenstellen werden aufsummiert - DATEV Konten-Zuordnung:
Anhand flexibel definierbarer Regeln werden die DATEV-Konten den entsprechenden Excel-Zellen zugewiesen. - Automatisierte Berechnungen:
Komplexe Berechnungen werden dabei direkt in Python erledigt. - Plausibilitätsprüfung:
Am Ende gibt es mehrere Prüfläufe, die sicherstellen daß alle DATEV-Konten korrekt zugeordnet wurden. - Bericht:
Das Ergebnis ein fertiger Gesellschafter-Bericht als Exceldatei und ein daraus automatisch erzeugtes PDF.
Manuelle Buchungen als DATEV-Import
Manuelle Buchungen können als DATEV-Export wieder an DATEV übergeben werden. Über eine komfortable Buchungsmaske wird direkt in einen Stapel gebucht.
Alle Buchungssätze für Verrechnungen zwischen Mandanten und Teams werden automatisch generiert.
Wiederkehrende Buchungen werden nach Eingabe von Start- und Enddatum ebenfalls voll automatisch im Stapel erzeugt.
Flexible DATEV-Kontenzuordnung
Die Zuordnung der einzelnen DATEV-Konten in der Exceldatei, geschieht größten Teils dynamisch anhand von Textzeilen in der Excelvorlage. Es können jedoch auch feste Spalten referenziert werden.
Berechnung der Verwaltungsumlagen per Script
Um die Berechnung der Verwaltungsumlagen flexibel zu gestalten, wurde eigens ein Python-Transpiler entwickelt. Der Transpiler erlaubt Scripts in einer BASIC-ähnlichen Sprache zu erfassen und wandelt dieses direkt in Python-Code um. Die so erstellten Scripts werden zur Laufzeit des Report-Generators aufgerufen und kalkulieren so die Verwaltungsumlagen.
Für die komfortable Eingabe wurde ein Script-Editor mit Syntax-Hilighting und dynamischen Code-Vorschlägen integriert. Falscheingaben werden durch den Transpiler beim Speichern erkannt und in einer Konsole ausgegeben.
Weitere Features
Über die oben beschriebene Funktionalität hinaus hat das Toll folgende Features:
- Mandantenfähig:
Es können mehrere Mandanten verwaltet werden, pro Mandant sind mehrere Teams möglich - Mehrere Datenquellen:
Eine weitere Datenquelle bildet eine CSV-Datei mit Ausbildungszuschüssen (ABU-Z), diese fliesst in den Bericht mit ein. - Automatisierte Auszahlungen:
Aus den Gesellschafterberichten resultierende Zahlungen werden automatisch in eine SEPA-Datei exportiert. - Logdateien:
Logdateien geben detaillierte Auskunft über die Bericht-Erstellung und evtl. auflaufende Fehler. - Backups:
Die zugrunde liegende MySQL-Datenbank kann über eine Backupfunktion im laufenden Betrieb gesichert werden. - Benutzerverwaltung:
Über eine Benutzerverwaltung kann das Erstellen der Berichte einzelner Mandanten delegiert werden, während sensible Konfigurations-Bereiche dem Admin vorbehalten bleiben.
Diese Projekt zeigt eindrucksvoll, was mit richtig eingesetzter Digitalisierung wiederkehrender Aufgaben im Unternehmen möglich ist. Das Tool erledigt die Arbeit von mehreren Stunden in weniger als 2 Minuten. Die Zeit- und Kosteneinsparungen sind enorm.
