In diesem Projekt übernimmt ein KI-Agent die Aufgaben eines Account Managers. Account-Manager bedeutet in diesem Kontext das Anlegen von NextCloud- und Email Accounts, sowie das Schalten von Mail-Autorespondern. Was vorher mühsam manuell abgearbeitet wurde übernimmt nun der KI-Agent.
Der KI-Agent im Detail
Der KI-Agent wurde in n8n programmiert und hat folgende Features:
- Anlegen von NextCloud Accounts über die NextCloud API.
- Anlegen von Email-Accounts über die Plesk API.
- Anlegen von Autorespondern über die Plesk API.
- Automatisches Aktivieren der Autoresponder zur festgelegten Startzeit.
- Sicheres Speichern der Account-Zugangsdaten in einer Postgres Datenbank.
- Zustellen eines Reports aller erzeugten Accounts.
- Löschen von Accounts aus dem Datenbankbestand auf Anfrage.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Mail- und Nexcloud
Der Admin kommuniziert mit dem KI-Agenten per Telegram Chat, z.B. mit folgenden Eingaben:
- “Erstelle einen Account für Fred Müller, fred@marketmix.com” .
Der KI-Agent legt dann einen NextCloud- und Email-Account an und
gibt die Zugangsdaten samt Onboarding-PDF und einem Report über
alle Accounts im Chat aus.
Das Onboarding geht an den neuen Mitarbeiter, der Report in die
lokal gespeicherten Admin-Unterlagen. - “ Erstelle eine Emailkonto für fred@marketmix.com”
Der KI-Agent erstellt nur ein Emailkonto. - “Gib mir einen Report.”
Der KI-Agent sendet ein Excel-Sheet mit allen bekannten Accounts. - “Zeige fred@marketmix.com”
Der KI-Agent zeigt die Zugangsdaten. - “Lösche fred@marketmix.com”
Der KI-Agent prüft, ob es diesen Account gibt und fordert den User auf, als Bestätigung Ja oder Nein zu klicken.
Autoresponder
Der Admin bekommt von einem Mitarbeiter eine Mail “Bin von dann bis dann in Urlaub, schalte bitte diesen Text …”.
Diese Mail leitet der Admin an die Emailadresse des KI-Agenten lediglich weiter:
- Der KI-Agent ermittelt das zugehörige Emailkonto sowie Start- und End-Datum.
- Er prüft, ob schon ein ähnlicher Text in Plesk hinterlegt ist und passt diesen ggf. an.
Gibt es noch keinen Text, wird er aus der Mail übernommen.
Hierbei unterscheidet der KI-Agent zuverlässig zwischen persönlicher Ansprache
und gewünschtem Text und erkennt Floskeln wie z.B. “Text wie gehabt.” - Die Daten werden gespeichert und zur Kontrolle per Telegram ausgegeben.
Ein interner Workflow des Agenten prüft alle 15 Minuten ob einer der gespeicherten Autoresponder fällig ist und schaltet diesen dann in Plesk scharf.
Das Gerhirn des KI-Agenten
Unter der Haube werkeln 3 n8n Workflows und 2 Sub-Agents miteinander. Das komplette Workflow-Modell sieht wie folgt aus.
Fazit
Der KI-Agent reduziert das Account Management auf ein Minimum:
- Der Admin leitet lediglich Mails weiter und beantwortet Anfragen per Copy & Paste
zwischen Telegram-Chat mit der KI und der Mail-Anfrage des Mitarbeiters. - Aus der Sicht des Users vergehen nur wenige Minuten zwischen Anfrage und fertigen Accounts.
Das Projekt ist ein schönes Beispiel für die Leistungsfähigkeit von n8n und das sich damit auch sehr komplexe Prozesse effektiv abbilden lassen.
Es gibt keinen besseren Weg um IT-Prozesse zu beschleunigen.
